Le quotidien d’un médecin ne se résume pas qu’à soigner les malades. Il doit répondre aux appels des patients, gérer son agenda, s’occuper de nombreuses tâches administratives et bien d’autres obligations liées à la gestion du cabinet. Ainsi, recourir à un service d’externalisation est la meilleure solution qui s’impose. Opter pour les services d’un télésecrétariat médical permet d’être dispensé de certaines tâches chronophages. Découvrez dans cet article pourquoi choisir d’externaliser votre secrétariat médical.

Qu’est-ce qu’un télésecrétariat médical ?

Un prestataire en télésecrétariat médical est une entreprise externalisée qui fournit des services aux médecins, aux professionnels de la santé et aux hôpitaux entre autres. Il propose une variété de prestations pour vous aider à gérer votre cabinet ou votre hôpital plus efficacement, comprenant :

La gestion des dossiers médicaux

Il s’agit du processus d’organisation et de stockage de toutes les informations de vos patients dans un lieu central. Ces informations peuvent être partagées avec d’autres professionnels de la santé qui s’occupent de vos patients.

La facturation

Le télésecrétaire médical s’occupera de facturer chaque visite de vos patients ainsi que les analyses de laboratoire ou les radiographies qu’ils devront subir lors de leur prochaine visite. Vous recevrez toujours une facture directement du laboratoire ou de l’établissement de radiologie. Vous n’aurez donc plus à tenir compte des détails comme : qui a payé quoi et quand l’a-t-il fait ?

La planification des rendez-vous

Un télésecrétariat médical peut planifier tous vos rendez-vous afin qu’il n’y ait pas de confusion. Par exemple, quel patient doit voir quel médecin et quand le rendez-vous doit-il avoir lieu ? Un secrétaire médical externalisé peut également mettre en place des rappels pour que vos patients sachent quand leur prochain rendez-vous est prévu et qu’ils puissent s’assurer de ne pas le manquer.

Quels sont les avantages d’externaliser son secrétariat médical ?

Externaliser votre secrétariat médical présente de nombreux avantages, non seulement pour vous, mais aussi pour vos patients. À savoir :

Gain de temps

Le premier avantage d’externaliser le secrétariat médical est le gain de temps. En externalisant, vous n’aurez plus à répondre aux  appels entrants ni à organiser votre agenda. Les principales missions d’un télésecrétaire médical étant à savoir :

• de gérer les appels entrants ;
• d’assurer l’accueil téléphonique de la clientèle ;
• de gérer les agendas de consultations ;
• de gérer et noter tous les rendez-vous.

Vous pourrez ainsi vous consacrer à votre cœur de métier. En effet, grâce au télésecrétariat médical, vous aurez la possibilité d’effectuer les consultations et les visites à domicile sans perdre les autres patients et sans être interrompus par les appels. Puisqu’un service de télésecrétariat médical peut gérer autant d’appels qu’il peut y en avoir même en dehors des horaires d’ouverture.

Bénéficier des prestations d’un professionnel

En externalisant votre secrétariat médical, vous bénéficierez du savoir-faire de personnes spécialisées dans le domaine du télésecrétariat médical. En effet, pour pouvoir exercer ce métier, il faut avoir des connaissances du milieu médical. Comme reconnaître les urgences, déchiffrer le langage médical… Les télésecrétaires ont également des matériels de qualité pour accomplir leurs missions. Ils vous offriront de meilleures prestations en s’assurant de toujours respecter vos consignes.

Une meilleure réputation

Faire appel aux services d’un prestataire en télésecrétariat médical vous vaudra une meilleure relation avec vos clients et donc une meilleure réputation. Votre clientèle sera mieux accueillie. Elle n’aura plus à subir la précipitation du professionnel de la santé ou de sa secrétaire qui sont déjà occupés à effectuer d’autres tâches. Les télésecrétaires médicaux se chargeront de leur offrir un bon accueil téléphonique et répondre au mieux à leurs besoins.

Réduction des dépenses

En ayant recours aux services d’un professionnel en télésecrétariat médical, vous ferez des économies considérables. Vous n’aurez plus à investir dans des matériels téléphoniques, des équipements informatiques ou des logiciels puisqu’ils ont déjà tout le nécessaire. Parallèlement, vous n’aurez plus à embaucher du personnel pour gérer et répondre aux appels entrants. Ce qui vous dispensera des charges sociales (TVA, congé payé, etc.).

Mais ce n’est pas tout, un prestataire en télésecrétariat médical facture ses services en fonction du volume d’appel réalisé pour votre compte. Tandis qu’une secrétaire médicale en interne percevra un salaire fixe, peu importe le travail effectué. L’externalisation est donc la meilleure solution pour réduire vos dépenses.